個人情報の取扱いについて(プライバシーポリシー)

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弊社は、「お客様からの信頼をあらゆる事業活動の原点とします。」という理念のもと、個人情報取扱事業者として、「個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます。)」、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「マイナンバー法」といいます。)」その他の法令、金融分野における個人情報保護に関するガイドラインその他のガイドライン、一般社団法人日本少額短期保険協会の「個人情報保護指針」および東京海上グループ プライバシーポリシーを遵守して、以下のとおり個人情報ならびに特定個人情報等(個人番号および特定個人情報)ならびに匿名加工情報を適正に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。
また、弊社は、お預かりしている個人情報および特定個人情報ならびに匿名加工情報が業務上適切に取り扱われるよう、弊社代理店および弊社業務に従事している者等への指導および教育の徹底に努めます。なお、以下に記載の内容についても適宜見直しを行い、改善に努めていきます。(*)本プライバシーポリシーにおける「個人情報」および「個人データ」とは、特定個人情報等を除くものをいいます。

1.個人情報の取得

(特定個人情報等につきましては下記8.をご覧ください。)
弊社は、業務上必要な範囲内でかつ、適法で公正な手段により個人情報を取得します。

2.個人情報の利用目的

弊社は、取得した個人情報を次の業務ならびに下記5. 6.に掲げる目的に必要な範囲内で利用し、当該利用目的以外には利用しません。

  1. (1) 保険契約の適正な引受、維持管理、更新、保険金のお支払い
  2. (2) 委託先(代理店を含む)のサービスの案内・提供
  3. (3) 弊社業務・商品・サービスに関する情報提供、運営管理および商品・サービスの充実
  4. (4) 弊社が有する債権の回収
  5. (5) 再保険契約の締結、再保険契約に基づく通知および再保険金の請求
  6. (6) 東京海上グループ各社・提携先企業等が取り扱う生命保険、コンサルティング等の商品・サービスの案内
  7. (7) 各種イベント・キャンペーン・セミナーの案内、各種情報の提供
  8. (8) 弊社または弊社代理店が提供する商品・サービス等に関するアンケートの実施
  9. (9) 市場調査ならびにデータ分析やアンケートの実施等による新たな商品・サービスの開発
  10. (10) 弊社社員の採用、販売基盤(代理店等)の新設・維持管理
  11. (11) 他の事業者から個人情報の処理の全部または一部について委託された場合等において、委託された当該業務
  12. (12) 問い合わせ・依頼等への対応
  13. (13) その他上記目的に関連・付随する業務ならびにお客様とのお取引および弊社の業務運営を適切かつ円滑に履行するために行う業務

3.個人情報および個人データの第三者への提供

(特定個人情報等につきましては下記8.をご覧ください。)
弊社は、次の場合を除き個人情報および個人データを第三者に提供しません。

  1. (1) あらかじめ、ご本人が同意されている場合
  2. (2) 法令に基づく場合
  3. (3) 利用目的の達成に必要な範囲内において、業務を外部(代理店を含む)へ委託する場合
  4. (4) 再保険の手続きをする場合
  5. (5) 弊社のグループ会社・提携先企業との間で共同利用を行う場合(下記「5.グループ会社・提携先企業との共同利用」をご覧ください。)
  6. (6) 少額短期保険協会等との間で共同利用を行う場合(下記「6.支払時情報交換制度」をご覧ください。)
    また、法令で定める場合を除き、個人データを第三者に提供した場合には当該提供に関する事項(どのような提供先に、どのような個人データを提供したか等)について記録し、個人データを第三者から取得する場合には当該取得に関する事項(どのような提供元か、どのような個人データを取得したか、提供元の第三者がどのように当該データを取得したか等)について確認・記録します。

4.個人データおよび特定個人情報等の取扱いの委託

弊社は、利用目的の達成に必要な範囲において、個人データおよび特定個人情報等の取扱いを外部に委託することがあります。弊社が、外部に個人データおよび特定個人情報等の取扱いを委託する場合には、委託先の選定基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認するなど委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
弊社では、例えば次のような場合に、個人データの取扱いを委託しています。((4)については特定個人情報等を含みます。)

  1. (1)保険契約の募集に関わる業務
  2. (2)損害調査に関わる業務
  3. (3)情報システムの保守および運用に関わる業務
  4. (4)支払調書等の作成および提出に関わる業務

5.グループ会社・提携先企業との共同利用

(特定個人情報等につきましては共同利用を行いません。)
前記2.に記載した利用目的および持株会社による子会社の経営管理のために、弊社は東京海上グループ各社・提携先企業との間で、以下のとおり個人データを共同利用します。個人データの項目:住所、氏名、電話番号、電子メールアドレス、性別、生年月日、その他申込書などに記載された契約内容および事故状況、保険金支払状況など

個人データ管理責任者:東京海上ウエスト少額短期保険株式会社
当社のグループ会社・提携先企業については、下記のとおりです。

6.支払時情報交換制度

(特定個人情報等につきましては情報交換制度等の対象外です。)
弊社は、(社)日本少額短期保険協会、少額短期保険業者および、特定の損害保険会社とともに保険金等のお支払いまたは、保険契約の解除、取消し、もしくは無効の判断の参考とすることを目的として、保険契約に関する所定の情報を相互照会しております。

7.センシティブ情報の取扱

弊社は、要配慮個人情報ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療および性生活に関する情報(本人、国の機関、地方公共団体、個人情報保護法第76条第1項各号もしくは同法施行規則第6条各号に掲げる者により公開されているもの、または、本人を目視し、もしくは撮影することにより取得するその外形上明らかなものを除きます。以下「センシティブ情報」といいます。)を、個人情報保護法その他の法令、ガイドラインに規定する場合を除くほか、取得、利用または第三者提供しません。

8.特定個人情報等の取扱い

特定個人情報等は、マイナンバー法により利用目的が限定されており、弊社は、その目的を超えて取得・利用しません。
マイナンバー法で認められている場合を除き、特定個人情報等を第三者に提供しません。

9.個人データおよび特定個人情報等の管理

弊社では、個人データおよび特定個人情報等の漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データおよび特定個人情報等の安全管理のために、取扱規程等の整備、アクセス管理、持ち出し制限、外部からの不正アクセス防止のための措置、その他の安全管理措置に係る実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性および最新性の確保に努めています。

10.個人情報保護法に基づく保有個人データおよび特定個人情報等に関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等

個人情報保護法に基づく保有個人データおよび特定個人情報等に関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等に関するご請求(以下、「開示等請求」といいます。)については、下記「12.お問い合わせ窓口」にご請求ください。ご請求者がご本人であることをご確認させていただくとともに、弊社所定の書式にご記入いただいたうえで手続を行い、後日、原則として書面で回答します。利用目的の通知請求および開示請求については、弊社所定の手数料をいただきます。
開示等請求の詳細については、右記をご覧ください。ホームページの該当先アドレス(http://www.twssi.co.jp/policy/another_kaiji.html/

11.匿名加工情報の取扱いについて

1)匿名加工情報の作成

弊社は、匿名加工情報(法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたもの)を作成する場合には、以下の対応を行います。

  • ・法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
  • ・法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること
  • ・作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること
  • ・作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと

2)匿名加工情報の提供

弊社は、匿名加工情報を第三者に提供する場合には、提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の方法を公表するとともに提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。

12.お問合せ窓口

弊社は、個人情報、特定個人情報等および匿名加工情報の取扱いに関する苦情およびご相談に対し適切かつ迅速に対応します。
弊社の個人情報、特定個人情報等および匿名加工情報の取扱いならびに個人データ、特定個人情報等および匿名加工情報の安全管理措置に関するご照会、ご相談は、下記までお問い合わせください。

東京海上ウエスト少額短期保険株式会社

フリーダイヤル0120-004-593(受付時間:平日9:30〜17:00)
(土日・祝日および年末年始を除く)

2017年5月30日改定

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